Team Workshops

Coming together as a team to work on specific topics is a good way to increase empowerment, commitment and accountability. A team workshop, however, shouldn’t be seen as a separate, individual event, but should instead be seen in context of the overall development stage and thus resulting needs of a team.

Two essential elements of each team are understanding the goals and objectives placed upon them by the company and other stakeholders (the “What”), and collectively defining the behavioral norms and standards they need to reach these goals (the “How”). Additionally, there are several further factors essential to high performance, including safe space (an environment in which trust and respect flourish), balanced interaction (where each team member interacts equally with the others), challenge (stretching the comfort zone) and progress (sensing forward achievement). All these elements can be addressed through team workshops – ideally in a structured, conscious and intentional manner.

The first and foremost critical element of well performing teams is having a clear understanding of their goals and objectives. Most managers and team leaders think that this is the case, but years of experience have shown that this is rarely if ever so. Generally speaking, most team members have an understanding of their own individual goals, but remain fuzzy on the goals of the team. They don’t really know where they’re going as a team and what their overall objectives are. .

This is a good starting point then for a team workshop: creating clarity around the team’s overall objectives and the qualities of the environment or context surrounding and influencing the team.

The second critical element of high performance is establishing a collective definition of the behavioral norms the team wishes to use as a guideline in fulfilling their goals and objectives. This might include defining how they organize, how they exchange information and interact, how they deal with crises, and how they learn and grow. This collective definition forms the foundation of their “Team Charter” and serves as a self-defined regulatory contract.

These two elements are often combined into one “Kick off” workshop which ensures that each team member has 1) a clear understanding around the team goals and 2) an equal voice in defining the behavioral norms. Additionally, this helps leaders understand and internalize their own role in leading the team which ideally is far less operative and task oriented than most habitually practice. If necessary, individual coaching for the team leader can help solidify his/her understanding of that role.

If any of the other critical factors of high performance are missing or endangered – safe space, balanced interaction, challenge or progress – then they too can be addressed either within the context of an already planned workshop or as needed in a separate event. Of course, at the end of the day it is habitual patterns that establish healthy and supportive environments, so becoming aware of ourselves and others remains the foundation of each and every successful workshop. Waking up to and owning our own helpful and unhelpful mental and behavioral habits is the key.

Team workshops are extremely helpful, but we must not believe that once held, these topics have been understood, and are closed and finished. Goals and objectives shift and change as companies, customers or environments change and this needs to be communicated as required. The “Team Charter” must also be adjusted to the changing scope and needs of the team as they develop along their learning curve, or as members and stakeholders come and go.

Team development can be seen as a reiterative process.

Additionally, workshops can be held to address issues such as strategy, challenges, conflict, performance improvement, and changing roles.

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Complexity has become the norm for many of today’s teams. The more we can support them with awareness, clarity, transparency, and the promotion of self-regulation the more satisfied and high performance oriented they become.

Als Team zusammenzukommen, um an bestimmten Themen zu arbeiten, ist eine gute Möglichkeit, die Handlungsfähigkeit, das Engagement und das Übernehmen von Verantwortung zu fördern. Ein Team-Workshop sollte jedoch nicht als separate Einzelveranstaltung gesehen werden, sondern im Kontext der aktuellen Entwicklungsphase und der daraus resultierenden Bedürfnisse des Teams.

Zwei wesentliche Voraussetzungen für ein funktionierendes Team sind einerseits das Verstehen der Ziele und Aufgaben, die vom Unternehmen und den Stakeholdern an die Team Mitglieder gestellt werden (das „Was“), und andererseits das gemeinsame Definieren der Verhaltensnormen und -standards, die sie benötigen, um diese Ziele zu erreichen (das „Wie“). Zusätzlich gibt es einige weitere Faktoren, die für die Leistungsfähigkeit eines Teams wichtig sind. Dazu gehören ein „Safe Space“ (eine Umgebung, in der Vertrauen und Respekt gelebt werden), ausgeglichene Interaktion (wo jedes Teammitglied gleichermaßen mit den anderen interagiert), Herausforderung (das Ausdehnen der Komfortzone), sowie Fortschritt (das Gefühl des Vorankommens). All diese Faktoren können in Team-Workshops behandelt werden, idealerweise auf strukturierte, bewußte und zielgerichtete Art und Weise.

An vorderster Stelle muß bei einem leistungsstarken Team immer eine klare Vorstellung von den Zielen und Aufgaben stehen. Die meisten Manager und Teamleiter denken, daß das ohnehin der Fall ist, doch jahrelange Erfahrung hat gezeigt, daß dem eher selten bis gar nicht so ist. Im Großen und Ganzen kann man sagen, daß die meisten Teammitglieder zwar eine Vorstellung von ihren eigenen, persönlichen Zielen haben, aber nur eine sehr verschwommene von den Zielen des Teams als Ganzes. Sie wissen nicht wirklich, wohin sie als Team unterwegs sind und was ihre übergreifenden Ziele sind.
Diese Situation ist somit ein guter Ausgangspunkt für einen Team-Workshop: Klarheit schaffen über die generellen Aufgaben des Teams, sowie über die Eigenschaften des Umfeldes und der Zusammenhänge, die das Team umgeben und beeinflussen.

Das zweite leistungskritische Element ist die Einführung einer gemeinschaftlichen Definition der Verhaltensnormen, die das Team als Leitfaden für die Erfüllung seiner Aufgaben und die Erreichung seiner Ziele verwenden will. Beispielsweise kann darin festgelegt werden, wie sich das Team organisiert, wie die Mitglieder interagieren und Informationen austauschen, wie sie mit Krisen umgehen, und wie sie lernen und wachsen. Diese gemeinsam erarbeitete Definition bildet die Grundlage der „Team Charta“ und dient als selbstdefiniertes Regelwerk.

Diese beiden Elemente werden oft in einem gemeinsamen “Kick-off“-Workshop zusammengefaßt, bei dem sichergestellt wird, daß jedes Teammitglied 1) eine klare Vorstellung von den Teamzielen und 2) das gleiche Stimmrecht bei der Definition der Verhaltensnormen hat. Außerdem hilft diese Herangehensweise den Teamleitern, ihre eigene Rolle wirklich in der Leitung des Teams zu sehen und zu verinnerlichen, daß diese im Idealfall weit weniger operativ und aufgabenorientiert ist als sie von den meisten gewohnheitsmäßig praktiziert wird. Falls erforderlich, kann ein Einzelcoaching für den Teamleiter/die Teamleiterin helfen, dieses Rollenverständnis zu festigen.

Falls einer oder mehrere der anderen genannten leistungskritischen Faktoren fehlen oder in Gefahr sind – „Safe Space“, ausgeglichene Interaktion, Herausforderung oder Fortschritt –, können diese ebenfalls behandelt werden; entweder im Kontext eines bereits geplanten Workshops oder je nach Bedarf in einer separaten Veranstaltung. Am Ende des Tages sind es jedoch immer die Verhaltensmuster, die für ein gesundes und unterstützendes Umfeld sorgen, deshalb ist und bleibt es die Grundlage jedes einzelnen erfolgreichen Workshops, daß sich alle ihrer selbst und der anderen bewußt werden müssen. Sich die eigenen hilfreichen und weniger hilfreichen mentalen Gewohnheiten und Verhaltensmuster bewußt zu machen und einzugestehen ist der Schlüssel.

Team-Workshops können extrem hilfreich sein, aber wir dürfen nicht glauben, daß nach einer solchen Veranstaltung alle diese Themen verstanden, abgearbeitet und erledigt sind. Ziele und Aufgaben ändern und verschieben sich, so wie sich Unternehmen, Kunden und Umstände ändern, und dies muß je nach Bedarf auch kommuniziert werden. Die „Team Charta“ muß ebenfalls an die sich ändernden Aufgaben und Bedürfnisse des Teams angepaßt werden, während es sich entlang seiner Lernkurve entwickelt, oder während Mitglieder und Interessenvertreter kommen und gehen.

Teamentwicklung kann als ein sich ständig wiederholender Prozess betrachtet werden. 

Zusätzlich können Workshops auch abgehalten werden um an Themen wie Strategie, Herausforderungen, Konflikte, Leistungssteigerung und Rollenänderungen zu arbeiten.

Komplexität ist mittlerweile zum Standard vieler heutiger Teams geworden. Je besser wir sie mit Bewußtseinsbildung, Klarheit und Transparenz unterstützen und zur Selbststeuerung führen können, desto zufriedener und leistungsorientierter werden sie.